Aż 54 proc. przedsiębiorstw z sektora TSL planuje inwestować w cyfryzację procesów w ciągu najbliższych pięciu lat. Zwiększone wydatki na technologie będą iść w parze z podnoszeniem kompetencji pracowników, szczególnie pod kątem zaawansowanej analityki i automatyzacji – podaje raport „Transport drogowy w Polsce 2024/2025”. Transformacja cyfrowa firm spedycyjnych powinna uwzględniać wdrożenie oprogramowania, które ułatwia m.in. zarządzanie zleceniami, monitoring transportu czy komunikację z kierowcami. Jakie funkcje wyróżniają najlepsze programy dla spedycji?
Pełna kontrola nad zleceniami w chmurze
Nowoczesny system TMS, który pozwala na kompleksowe zarządzanie spedycją i transportem, musi działać w chmurze, aby zapewnić użytkownikom dostęp do świeżych danych z poziomu przeglądarki internetowej na dowolnym urządzeniu. W takim modelu funkcjonuje program fireTMS do obsługi zleceń transportowych – od przyjęcia zadania, przez planowanie tras i monitorowanie pojazdów, po automatyzację rozliczeń. Oprogramowanie jest systematycznie rozwijane i aktualizowane, przy czym chmura pozwala na korzystanie z najnowszej wersji – bez uciążliwego, czasochłonnego pobierania dodatków.
Wygodne planowanie i analizowanie przewozów
Oprogramowanie fireTMS zintegrowano z giełdą fireXgo do wystawiania ładunków oraz szukania zleceń transportowych. To pozwala na zrezygnowanie z dodatkowych narzędzi do zarządzania przewozami i uniknięcie czasochłonnego przenoszenia danych między giełdą a systemem TMS. Co ważne, baza wiarygodnych kontrahentów, również ze wspólną historią zleceń, zmniejsza ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnym podmiotem.
Użytkownicy mogą także wystawiać ładunki na Trans.eu, korzystać z szablonów zleceń spedycyjnych, a nawet otrzymywać przypomnienia o kończącym się ubezpieczeniu OCP. Po zakończonym zleceniu wystarczy wygenerować raport z wynikami – indywidualnymi dla spedytora oraz dla całej firmy z ewentualnym podziałem przychodów i prowizji dla poszczególnych oddziałów.
Sprawna komunikacja z kierowcami
Program transportowo-spedycyjny fireTMS jest zintegrowany z aplikacją mobilną fireTMS Driver dla kierowców. Dzięki temu rozwiązaniu spedytorzy nie tylko monitorują trasy przewozów i aktualne lokalizacje pojazdów, ale także śledzą szczegółowe statusy zleceń. Kierowcy mogą zgłaszać różne zdarzenia podczas transportu, m.in. oczekiwanie na załadunek, kontrolę celną na granicy, przeprawę promową, tankowanie czy korki.
Wsparcie procesów paperless w organizacji
Koncepcja paperless, czyli redukcja lub całkowita eliminacja papieru w procesach firmowych na rzecz elektronicznej komunikacji, generuje wiele korzyści:
- zmniejsza koszty operacyjne, zarówno te związane z używaniem papieru, jak i czasem rozładunku oraz załadunku,
- przyspiesza przepływ informacji w całym łańcuchu dostaw,
- obniża generowanie śladu węglowego,
- ogranicza ryzyko zgubienia tradycyjnych dokumentów.
Nowoczesny program dla spedycji ułatwi Ci uporządkowanie dokumentacji oraz zastąpi arkusze kalkulacyjne, które sprzyjają niekorzystnemu rozproszeniu ważnych danych. Kierowcy korzystający z aplikacji fireTMS Driver będą mogli Ci przesyłać zdjęcia dokumentów przewozowych, które trafią do systemu fireTMS, a stamtąd – do księgowości.
Co więcej, oprogramowanie transportowo-spedycyjne fireTMS pozwala na automatyczne wystawianie faktur i zostało zintegrowane z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur). Program umożliwia m.in. automatyczną wysyłkę faktur z zamkniętych zleceń do KSeF czy pobieranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).
Aplikacja mobilna zintegrowana z oprogramowaniem desktopowym
Dzięki aplikacji dla spedytora zainstalowanej na urządzeniu mobilnym sprawdzisz bieżące statusy zleceń w dowolnym momencie. Jedyne, czego potrzebujesz, to smartfon z systemem Android albo iOS oraz dostępem do sieci. Aplikacja mobilna fireTMS Dispo jest zintegrowana z oprogramowaniem desktopowym fireTMS, a szczegóły dotyczące przewozów i ładunków są synchronizowane w czasie rzeczywistym. To sprawia, że możesz niezwłocznie zareagować na nagłe zdarzenia na drodze i wygodnie rozmawiać z kierowcami. Nie potrzebujesz dodatkowych komunikatorów, bo wystarczy, że otworzysz czat albo klikniesz ikonkę telefonu z poziomu zlecenia, aby szybko uzyskać informacje o potencjalnych utrudnieniach na trasie.
Możliwość całodobowego monitoringu lokalizacji pojazdu i statusu realizacji zadania za pomocą smartfona pozwala na trzymanie ręki na pulsie. W efekcie spada ryzyko opóźnień, które wywołują przykre konsekwencje dla przewoźników – od spadku satysfakcji klientów, przez utratę kontrahentów, a nawet konieczność pokrycia kar umownych.
