Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Dlaczego aplikacja TMS buduje przewagę konkurencyjną?
- Jak nowoczesna firma transportowa może używać programu TMS?
- Jakie funkcje przydają się w TMS?
Dlaczego firma transportowa powinna używać oprogramowania TMS?
Użytkowanie systemu TMS nie jest jedynie modnym trendem, lecz logicznym krokiem w stronę wydajności. Centralizacja danych o pojazdach, kierowcach i kontrahentach ułatwia zarządzanie i eliminuje błędy wynikające z przechowywania informacji w wielu miejscach. Dzięki integracji z mapami, danymi telematycznymi oraz rozliczeniami finansowymi dyspozytorzy planują trasy, przewoźnicy rozliczają koszty, a księgowi otrzymują aktualne raporty. Taki program umożliwia automatyczne generowanie dokumentów, wymianę elektronicznych faktur i dostęp do historii zleceń w jednym miejscu. Ważne są też funkcje kontroli czasu pracy kierowców, przypomnienia o terminach badań technicznych oraz integracja z systemami KSeF i e‑TOLL.
Dobrej klasy oprogramowanie TMS wspiera zarządzanie relacjami z klientami, usprawnia komunikację w zespole i pozwala skalować działalność bez utraty jakości obsługi. Zaawansowany system tego typu obsługuje również cenniki, ułatwia kalkulacje ofert i pozwala szybko wyceniać przewozy według odległości, tonażu i aktualnych stawek. Automatyczne powiadomienia o przeterminowanych płatnościach oraz funkcje windykacyjne zmniejszają zaległości i poprawiają płynność finansową. Dzięki aplikacjom mobilnym dla kierowców i spedytorów w terenie komunikacja między biurem a trasą odbywa się na bieżąco, a status zlecenia można sprawdzić jednym kliknięciem.
Jakie funkcje powinna mieć dobra aplikacja transportowa?
Na rynku dostępne są różne rozwiązania TMS, dlatego wybór nie jest łatwy. Na co zwrócić uwagę? Dobra aplikacja transportowa powinna zawierać rozwiązania, które usprawnią całą działalność firmy. Najlepiej sprawdzić, czy oprogramowanie posiada takie funkcje jak:
- Planowanie przeładunków, załadunków i rozładunków – funkcja pozwala rejestrować wszystkie operacje logistyczne oraz tworzyć zlecenia spedycyjne na podstawie szablonów.
- Rozliczenia i księgowość – takie funkcje pozwalają obsługiwać zaliczki, wystawiać faktury, a nierzadko umożliwiają import kosztów z kart paliwowych i opłat drogowych.
- Analityka tras i floty – narzędzia obliczają puste kilometry, analizują koszty utrzymania pojazdów i rentowność zleceń, co pomaga usuwać nieefektywne kursy.
- Harmonogramy pojazdów i kierowców – ułatwiają przydzielanie zadań, planowanie urlopów i rozliczanie ryczałtów.
- Obsługa współpracy z przewoźnikami – funkcje generują zlecenia dla partnerów, wyliczają prowizję spedytora i udostępniają panel do wymiany danych.
- Monitoring realizacji i komunikacja – czat, wiadomości SMS oraz aplikacje mobilne dla kierowców i spedytorów, które informują o etapach przewozu i umożliwiają szybkie przesyłanie dokumentów.
- CRM i poczta elektroniczna – służy do wysyłania ofert, dokumentów oraz śledzenia historii korespondencji z klientami i kontrahentami.
- Raporty – funkcja pozwalająca tworzyć raporty, udostępniać dokumenty w panelu dla klientów i przewoźników.
- Integracje i kontrola – współpraca z urządzeniami GPS, umożliwia nadawanie uprawnień, definiowanie stawek i limitów kilometrów oraz korzystanie z map dostosowanych do ciężarówek.
Podsumowanie
System TMS nie jest zwykłym narzędziem, ale sercem nowoczesnej firmy przewozowej. Łącząc zarządzanie operacjami, finansami i komunikacją, zapewnia przejrzystość i ogranicza koszty. Inwestując w takie rozwiązanie, przedsiębiorca buduje odporność na zmienność rynku i zyskuje przewagę. To bez wątpienia inwestycja w przyszłość.
